Este guia reúne, em português claro, tudo o que a lei exige para admitir um empregado com segurança — do exame admissional ao registro na Carteira de Trabalho Digital. Vamos por etapas.

1. Exame médico admissional (ASO)

Escolhido o candidato, o primeiro passo prático é o encaminhamento para o exame médico admissional, que resulta no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Ele verifica se o trabalhador está apto, física e mentalmente, para a função — e precisa ser feito antes do início das atividades (subitem 7.5.8, I, da NR 07).

A lei não fixa validade específica para o exame admissional; exige apenas que ele seja realizado previamente. Ainda assim, por boa prática, faça-o o mais próximo possível da data de admissão. E atenção: pelo artigo 168 da CLT, todos os exames ocupacionais são custeados pelo empregador, sem qualquer ônus ao trabalhador.

No eSocial, os dados do ASO são informados pelo evento S-2220 (monitoramento da saúde), com envio até o dia 15 do mês seguinte ao da admissão. As condições ambientais de trabalho vão no evento S-2240, no mesmo prazo — obrigatório mesmo quando não há exposição a riscos. Para motoristas profissionais, há ainda o exame toxicológico (evento S-2221), custeado pelo empregador; ele não integra o ASO e um resultado positivo não impede, por si só, a contratação.

2. Documentos necessários — e a LGPD

Aqui vale uma regra de ouro trazida pela LGPD (Lei nº 13.709/2018): peça apenas o estritamente necessário para a função e para preencher o eSocial. Excesso de coleta é risco jurídico. Os documentos e informações essenciais são:

  • CPF do trabalhador (que hoje substitui o antigo PIS/Pasep para fins de FGTS e eSocial);
  • raça/etnia, por autodeclaração (art. 39, § 8º, da Lei nº 12.288/2010);
  • grau de instrução e, quando a função exigir, comprovantes de escolaridade ou registro profissional;
  • comprovante de endereço (cadastro, vale-transporte e demais comprovações);
  • condição migratória, no caso de trabalhador estrangeiro;
  • laudo médico, para pessoa com deficiência, ou comprovação de reabilitação pelo INSS;
  • ASO admissional.

Precisa de algum documento adicional para o desempenho da função? Então formalize uma autorização prévia e expressa do candidato para o tratamento desses dados — inclusive para compartilhamento com a contabilidade ou descarte em caso de não contratação. Essa autorização nunca abrange documentos discriminatórios.

3. O que você NÃO pode exigir

Não é mais necessário — nem recomendável — pedir título de eleitor, certificado de reservista ou CTPS física. Pior: alguns pedidos podem ser considerados discriminatórios e gerar dano moral, independentemente de o candidato ser ou não contratado:

  • Antecedentes criminais: pelo Tema 001 do TST, a exigência só é válida quando há previsão legal ou quando a função exige alto grau de confiança ou envolve risco (por exemplo, vigilantes, com consentimento expresso, e profissionais que atuam diretamente com crianças e adolescentes). Fora dessas hipóteses, a exigência é ilícita e gera dano moral automático.
  • Teste ou declaração de gravidez ou esterilização: vedado pelo art. 373-A da CLT e criminalizado pela Lei nº 9.029/95. Além da penalidade, a trabalhadora pode pedir reintegração e indenização.
Na dúvida sobre um documento, a pergunta é simples: ele é indispensável para esta função? Se não for, não peça.

4. Retenção e guarda de documentos

São coisas diferentes. Reter o documento original do empregado é proibido (Lei nº 5.553/68): se precisar conferir, os dados devem ser coletados em até cinco dias e os originais devolvidos — a retenção indevida chega a configurar contravenção penal.

Já a guarda dos registros da admissão é dever do empregador, pelos prazos legais, para eventual fiscalização ou ação judicial. Alguns prazos de referência:

  • ASO e documentos de SST (PCMSO, PGR): no mínimo 20 anos (NR 07 e NR 01);
  • Registro de empregados: prazo indeterminado;
  • Salário-família (comprovantes e certidões): 5 anos;
  • Vale-transporte: durante o contrato e até 2 anos após a rescisão.

5. CTPS Digital e registro eletrônico

Desde 02.01.2026, o registro de empregados é feito exclusivamente por meio eletrônico. Na prática, o empregador envia o evento S-2200 e são essas informações que alimentam a Carteira de Trabalho Digital do empregado — não existe mais anotação em carteira física.

Há dois prazos que costumam gerar confusão, e vale fixá-los:

  • Registro do empregado: até a véspera do início das atividades (dia anterior ao primeiro dia de trabalho);
  • Anotação na CTPS Digital: em até 5 dias úteis após a admissão.

A boa notícia: quem envia o S-2200 dentro do prazo do registro cumpre as duas obrigações de uma vez. O perigo é o contrário — enviar depois da véspera descumpre o registro; passar do 5º dia útil descumpre também a anotação da carteira. Informações essenciais (CPF, data de nascimento e de admissão, matrícula, categoria, CBO, salário e tipo de contrato) vão até a véspera; os dados cadastrais complementares podem ir até o dia 15 do mês seguinte.

6. Contrato de experiência

O contrato de experiência é uma espécie de contrato por prazo determinado que permite a avaliação mútua entre empresa e trabalhador. Seu prazo máximo é de 90 dias, admitida uma única prorrogação desde que a soma não ultrapasse esse limite (arts. 443 e 445 da CLT). Não é obrigatório — é possível contratar direto por prazo indeterminado.

Um alerta importante: não existe "período de teste" sem registro. Colocar alguém para trabalhar sem registrar, mesmo que "só para ver como se sai", abre caminho para o reconhecimento do vínculo pela Justiça do Trabalho (princípio da primazia da realidade), com INSS, FGTS, férias, 13º e demais verbas retroativos. Ao fim da experiência, se o empregado continua, o contrato vira automaticamente por prazo indeterminado.

7. Acordos de jornada firmados na admissão

Dois acordos podem — e costumam — ser assinados já na contratação:

  • Prorrogação de horas: pelo art. 59 da CLT, a jornada pode ser acrescida de até 2 horas diárias mediante acordo. Formalizar isso na admissão resguarda a empresa quando surgir necessidade de hora extra.
  • Compensação de horas: permite compensar horas excedentes dentro do próprio mês, sem pagamento de extra, desde que respeitados os limites legais.

Atenção ao trabalho do menor: o emprego celetista é permitido a partir dos 16 anos (e como aprendiz entre 14 e 16), mas, em regra, menores de 18 anos não fazem hora extra — salvo compensação prevista em acordo/convenção coletiva ou situação de força maior.

8. FGTS, salário-família e vale-transporte

FGTS: a conta vinculada nasce com o primeiro depósito, feito via eSocial (S-2200 e S-1200) e Guia do FGTS Digital. O empregador deposita 8% sobre a remuneração até o dia 20 de cada mês — encargo exclusivo da empresa, jamais descontado do empregado.

Salário-família: benefício pago por filho ou dependente de até 14 anos (ou inválido de qualquer idade) para quem recebe dentro do limite previdenciário. Em 2026, é devido a quem tem salário de contribuição de até R$ 1.980,38, no valor de R$ 67,54 por dependente. Exige documentos como certidão de nascimento, caderneta de vacinação (até 6 anos) e comprovante de frequência escolar (a partir de 4 anos), além de comprovações periódicas.

Vale-transporte: é obrigatório para quem tem vínculo formal e depende de declaração do empregado informando endereço, meios de transporte e trajeto. A empresa pode descontar até 6% do salário básico, arcando com o restante. Não há distância mínima nem limite de quantidade de vales.

9. CBO: o enquadramento certo da função

Na admissão, a função precisa ser enquadrada corretamente na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), informada no S-2200 (campos de cargo e CBO). A CBO define atribuições, escolaridade e, quando for o caso, exigência de registro em órgão de classe. O enquadramento errado gera inconsistências no eSocial e problemas em fiscalização — por isso conferimos a descrição oficial da ocupação em cada contratação.

10. Os eventos de admissão no eSocial

Fechando o ciclo, o registro do vínculo no eSocial se dá por dois eventos:

  • S-2190 (registro preliminar): facultativo, usado só quando ainda não há todos os dados do trabalhador, mas o início já está marcado. Enviado até a véspera do primeiro dia.
  • S-2200 (admissão completa): o principal — reúne dados cadastrais e do contrato. Em regra, enviado até a véspera do início das atividades. Se houve S-2190 antes, o S-2200 completo pode ir até o dia 15 do mês seguinte.

Depois da admissão, qualquer mudança de salário, função ou jornada é comunicada pelo evento S-2206.

Em resumo

Admitir bem é seguir um checklist: exame antes do primeiro dia, documentos coletados sem excessos e dentro da LGPD, registro no eSocial até a véspera, contrato adequado e benefícios corretos desde o início. É trabalho de detalhe — e é exatamente onde um erro pequeno vira um passivo grande.

Este conteúdo é informativo e segue a legislação trabalhista e previdenciária vigente na data de publicação, que pode mudar. Cada caso tem particularidades — consulte a Prisma para orientação específica.